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Comece pelo período que você realmente pretende usar.
Uma compra que parece leve no primeiro mês pode pedir mensalidade, reposição, adaptação ou manutenção depois. Escolha uma janela que faça sentido para o seu caso e escreva todos os valores que já conhece. Se um custo for apenas estimado, ele continua sendo uma estimativa: registre a origem, não transforme palpite em certeza.